Условия и правила

1.1. Mục đích thu thập thông tin

Website thu thập thông tin cá nhân do Khách hàng chủ động cung cấp tại Form đăng ký nhằm các mục đích:

• Tiếp nhận yêu cầu tư vấn, giải đáp thắc mắc về lịch trình, giá tour.
• Liên hệ lại với Khách hàng để xác nhận giữ chỗ, hoàn thiện thủ tục đăng ký tour và hướng dẫn thanh toán.
• Gửi thông tin lịch trình, phiếu xác nhận tour (Voucher) và hóa đơn/chứng từ giao dịch.
• Đăng ký bảo hiểm du lịch, làm thủ tục lưu trú/vé máy bay/tàu xe theo quy định pháp luật.

1.2. Phạm vi thu thập thông tin

Thông tin thu thập qua Form đăng ký bao gồm:

• Họ và tên.
• Số điện thoại liên hệ (di động/Zalo).
• Địa chỉ Email.
• Số lượng khách tham gia, ngày khởi hành dự kiến, ghi chú/yêu cầu đặc biệt (nếu có).

1.3. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin đăng ký của Khách hàng được lưu trữ trên hệ thống nội bộ của Công ty trong thời gian cần thiết để phục vụ chuyến đi, chăm sóc Khách hàng sau chuyến đi và thực hiện nghĩa vụ lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật.

Khách hàng có thể yêu cầu xóa thông tin bất cứ lúc nào qua Hotline hoặc Email nêu tại Mục 1.5. Công ty sẽ xóa các thông tin không thuộc diện bắt buộc lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1.4. Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận thông tin

Thông tin cá nhân của Khách hàng được cam kết bảo mật và chỉ được cung cấp cho:

• Nhân viên tư vấn (Sales) và Bộ phận Điều hành tour của Công ty trực tiếp xử lý đơn hàng.
• Các nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp cho chuyến đi (Khách sạn, Hãng hàng không, Đơn vị vận chuyển, Bảo hiểm du lịch) để làm thủ tục đoàn.
• Cơ quan quản lý Nhà nước khi có yêu cầu bằng văn bản hợp pháp.

1.5. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin

• Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ASTICA TOUR DMC
• Địa chỉ trụ sở: Số 2 Trần Khánh Dư, Phường Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam
• Điện thoại Hotline: 0258 224 6868
• Email: operation@asticatour.com

1.6. Phương thức để Khách hàng chỉnh sửa thông tin cá nhân

Do website không mở tài khoản đăng nhập cho người dùng, Khách hàng có nhu cầu điều chỉnh hoặc xóa thông tin đã gửi qua Form vui lòng liên hệ trực tiếp qua Hotline hoặc Email nêu tại Mục 1.5.

1.7. Cam kết bảo mật

Công ty cam kết không bán, chia sẻ hay trao đổi thông tin cá nhân của Khách hàng cho bất kỳ bên thứ ba nào khác ngoài phạm vi phục vụ chuyến đi.

2.1. Quy trình tiếp nhận & xử lý

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Khách hàng có phản ánh/khiếu nại vui lòng liên hệ qua:

• Hotline: 0258 224 6868
• Email: operation@asticatour.com
• Trực tiếp tại trụ sở: Số 2 Trần Khánh Dư, Phường Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam

Bước 2: Xác minh và Xử lý

Trong vòng 24 - 48 giờ làm việc, Bộ phận Chăm sóc Khách hàng sẽ kiểm tra thông tin đăng ký, hợp đồng và làm việc với các bên liên quan để tìm phương án giải quyết.

Bước 3: Phản hồi & Thống nhất

Công ty liên hệ trực tiếp với Khách hàng để trao đổi phương án (đổi ngày, hoàn/hủy tiền đặt cọc theo quy định, bồi thường...).

2.2. Cơ chế giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3.1. Quy định niêm yết giá

• Tất cả giá tour hiển thị trên website là giá tham khảo/giá chính thức áp dụng cho chương trình chuẩn, được niêm yết bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
• Giá tour có thể thay đổi tùy thuộc vào thời điểm khởi hành (mùa cao điểm, lễ tết), số lượng khách thực tế hoặc các yêu cầu dịch vụ riêng của Khách hàng.

3.2. Thành phần giá tour

• Trong bài viết giới thiệu từng tour, Công ty nêu rõ các khoản Bao gồm (vé tham quan, xe đưa đón, khách sạn, hướng dẫn viên, bảo hiểm...) và Không bao gồm (chi phí cá nhân, tiền tip, phụ thu phòng đơn, thuế VAT...).
• Chốt giá chính thức: Giá tour chính thức và các điều khoản kèm theo sẽ được Nhân viên tư vấn gửi lại chi tiết qua Email/Zalo/Hợp đồng trước khi Khách hàng tiến hành đặt cọc hoặc thanh toán.

4.1. Quy trình đăng ký và thanh toán

• Bước 1 (Đăng ký): Khách hàng điền thông tin vào Form đăng ký/yêu cầu tư vấn trên website.
• Bước 2 (Xác nhận): Nhân viên Sales liên hệ lại qua Điện thoại/Zalo/Email để tư vấn, chốt thông tin lịch trình và gửi Thông báo thanh toán/Hợp đồng.
• Bước 3 (Thanh toán): Khách hàng tiến hành đặt cọc/thanh toán theo hướng dẫn trực tiếp từ nhân viên.

4.2. Phương thức thanh toán áp dụng

Khách hàng thực hiện thanh toán sau khi đã làm việc với nhân viên tư vấn thông qua các hình thức:

• Chuyển khoản ngân hàng: Chuyển vào tài khoản chính thức của Công ty (Thông tin tài khoản được thể hiện trong Hợp đồng/Báo giá).
• Tiền mặt: Thanh toán trực tiếp tại Văn phòng Công ty hoặc giao dịch viên đến thu tiền tận nơi (có phiếu thu đóng dấu đỏ).

5.1. Giấy tờ tùy thân & Điều kiện tham gia

• Khách hàng có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân còn hiệu lực khi đi tour (CCCD/CMND/Hộ chiếu/Giấy khai sinh cho trẻ em).
• Khách hàng tự đảm bảo điều kiện sức khỏe cá nhân cho chuyến đi.

5.2. Xác nhận đơn đăng ký

• Sau khi Khách hàng gửi Form đăng ký trên website, hệ thống giữ chỗ tạm thời cho Khách hàng trong thời gian chờ Nhân viên Sales liên hệ xác nhận. Thời hạn giữ chỗ được hiển thị ngay sau khi gửi yêu cầu.
• Nếu hết thời hạn giữ chỗ mà yêu cầu chưa được xác nhận, chỗ giữ tạm thời sẽ được nhả cho khách khác.
• Việc đặt tour chỉ có giá trị chính thức khi Nhân viên Sales xác nhận tình trạng còn chỗ và Khách hàng hoàn tất việc thanh toán/đặt cọc theo thỏa thuận.

5.3. Số lượng khách tối thiểu & Bất khả kháng

• Một số tour ghép lẻ quy định số lượng khách tối thiểu để khởi hành. Nếu không đủ số lượng, Công ty sẽ thông báo trước 3 - 5 ngày để thỏa thuận lùi ngày hoặc hoàn trả tiền cọc.
• Các trường hợp thiên tai, dịch bệnh, sự cố thời tiết, hoãn/hủy chuyến bay từ hãng hàng không sẽ được giải quyết theo quy tắc miễn trừ trách nhiệm bất khả kháng.

6.1. Phương thức cung cấp dịch vụ

• Sau khi nhận được thanh toán/đặt cọc, Công ty sẽ phát hành Phiếu xác nhận đặt tour (Voucher/Hợp đồng du lịch) gửi cho Khách hàng qua Email hoặc Zalo/SMS.
• Hướng dẫn viên hoặc nhân viên điều hành tour sẽ liên hệ nhắc lịch, dặn dò điểm đón trước ngày khởi hành 1 - 2 ngày.

6.2. Chính sách Hủy tour & Hoàn tiền (Áp dụng sau khi đã đặt cọc/thanh toán)

(Các mức phí phạt hủy áp dụng theo thỏa thuận cụ thể trên Hợp đồng/Xác nhận dịch vụ được gửi cho Khách hàng)

• Hủy tour do Khách hàng: Áp dụng mức phí phạt hủy tùy thuộc vào thời điểm báo hủy trước ngày khởi hành (Ví dụ: trước 15 ngày phạt 20%, trước 7 ngày phạt 70%, hủy cận ngày/không đến phạt 100%).
• Hủy tour do Công ty: Công ty hoàn lại 100% số tiền Khách hàng đã thanh toán và hỗ trợ chuyển sang lịch trình khác (nếu Khách hàng đồng ý).

6.3. Phương thức hoàn tiền

• Việc hoàn tiền sẽ được thực hiện qua hình thức Chuyển khoản ngân hàng hoặc Tiền mặt trực tiếp tại văn phòng Công ty trong vòng 07 - 14 ngày làm việc kể từ khi hai bên thống nhất thủ tục hủy dịch vụ.